Correspondiente

La sincronización de un contacto Outlook induce el registro de una nueva ficha destinatario en la base.

La cabecera permite identificar el contacto Outlook en X3:

• atribuyéndole un número de crono. Se trata de una clave única que puede incrementarse de forma automática a partir del contador COR, o de forma manual dirigida si se autoriza una asignación manual del contador COR. Observación: al crear un destinatario por sincronización, la asignación del contador COR debe ser automática (en caso contrario, genera un error en el contador) El contador no puede asignarse automáticamente más que al crear directamente un destinatario en la función GESCOR.
• Indicar el nombre completo (estado civil, título, apellido, nombre) información procedente de su ficha contacto espejo creada en Outlook.
• Atribuyéndole un número de crono interlocutor. Puede tratarse de una asociación manual. Cuando un usuario de Sage X3 identifica el contacto Outlook como interlocutor X3, tiene varias posibilidades abiertas por túneles desde la zona "Código". Entonces es posible seleccionar un interlocutor ya existente en la base. Se abrirá una ventana de selección con una lista del conjunto de los interlocutores ya referenciados. El usuario también puede acceder directamente a la función de gestión de los interlocutores GESAIN y crear un nuevo registro en la tabla de los interlocutores. El usuario puede realizar una búsqueda de interlocutores a partir del menú de identificación. En este caso, el sistema busca por los apellidos y nombre del destinatario en el conjunto de homónimos de la base de interlocutores.
• Asignándole automáticamente un tipo: interlocutor o representante. Esta información no se puede introducir ni modificar. Estos casos son: un destinatario procede de la sincronización de un contacto Outlook, en cuyo caso su tipo será siempre "interlocutor". Otra posibilidad es que el destinatario se cree manualmente en Sage X3. Esto implica que se trata también de un destinatario de tipo "Interlocutor". Una cita en X3 puede tener uno o varios interventores (los representantes referenciados en la base) que no tiene aún ficha Destinatario asociado. Si el representante asociado al usuario conectado es el organizador principal de la cita X3, en la sincronización de la cita, las fichas Correspondientes a otros intervenientes serán entonces generadas y marcados como "Representante". Esto implica que los interventores X3 compartirán la cita y que el calendario Outlook se alimentará en consecuencia con un nuevo elemento (si están habilitados para utilizar la sincronización Outlook). Si el representante asociado al usuario conectado es solamente interveniente de la cita X3, en la sincronización de la cita, las fichas Correspondientes a otros intervenientes no serán entonces generadas.

La pestaña Informaciones permite al usuario gestionar personalmente sus propios comentarios sobre un destinatario en X3.

De hecho, se trata de una zona de tipo Clob en la que el usuario puede introducir sus informaciones complementarias sobre su contacto Outlook. Estos datos se almacenan en X3.

Casos prácticos:

En Outlook se crea un contacto con un comentario y después se sincroniza con Sage X3. Se crea entonces un registro en la tabla de destinatarios en X3. El comentario Outlook está bien almacenado en X3 como Clob. A partir de este registro, el usuario puede modificar el texto o añadir comentarios sucesivos que repercutirán en Outlook en cada sincronización. También es válido en Outlook. cada modificación de comentario repercutirá en una sincronización. Es válido si los parámetros de sincronización del usuario lo autorizan.

En X3, los comentarios de los representantes a los que el contacto está asignado, se añaden en este mismo campo de tipo Clob, lo que implica que son compartidos. Una etiqueta permite saber qué representante ha añadido los comentarios.

Las informaciones profesionales (dirección, correo electrónico, teléfono profesional, sociedad...) de un contacto Outlook sincronizado con Sage X3 se almacenan en la ficha Destinatarios, Pestaña Profesional.

Caso particular del código Terceros

• Creación de un Contacto Outlook con un código sociedad conocido (ya registrado en la tabla BPARTNER - Tercero).

Un destinatario vinculado a un tercero implica que las informaciones comunes se comparten (descripción del tercero...)

El código sociedad ya está referenciado en la base de terceros X3. En este caso, el usuario en el origen de la creación del contacto Outlook puede registrar el código sociedad con los nombres siguientes:  #CODESOCIETE# o directamente CODESOCIETE. El resultado es la actualización del código terceros en la ficha Destinatario espejo una vez iniciada la sincronización. De este modo, cuando un tercero/sociedad están presentes en Outlook y en X3, la sociedad #CODESOCIETE# o CODESOCIETE del Destinatario Outlook se convierte en el tercero CODESOCIETE del Destinatario X3.

Ejemplo:

el tercero DIS001 de la base X3.

Creación de un contacto Outlook M. Paul DURAND, vinculado a la sociedad #DIS001# o DIS001.

Lanzamiento de la sincronización del contanto, y posterior generación automática del destinatario espejo.

En la pestaña Profesional, el código Terceros está bien actualizado en consecuencia con el valor DIS001.

• Creación de un contacto Outlook con un código sociedad no identificado en el referencial X3 (sin registro en la tabla BPARTNER -Tercero).

Se ha creado un contacto Outlook con una sociedad XYZ no identificada (XYZ no existe en el referencial de terceros X3). Una vez creado el destinatario por sincronización, el código terceros (BPRNUM) de la pestaña Profesional no se alimenta con el código XYZ puesto que éste no existe aún en la base. Al contratio, el campo BPRLIB (epígrafe) en captura libre toma el valor de un código sociedad en Outlook, por ejemplo XYZ.

El usuarior podrá crear a continuación este tercero XYZ en la base de datos y después modificar manualmente la ficha del destinatario añadiendo el código XYZ en el campo tercero. La siguiente vez que se realice una sincronización, el contacto Outlook se actualizará y el código sociedad vinculado tendrá como expresión #XYZ#.

Ejemplo:

Creación de un contacto Outlook M. Paul DURAND, vinculado a la sociedad XYZ no referenciada en la tabla de Terceros X3. La expresión del código sociedad en el contacto Outlook es XYZ.

Lanzamiento de la sincronización del contanto, y posterior generación automática del destinatario espejo.

En la pestaña Profesional, el Código Terceros está vacío, pero su epígrafe toma el valor XYZ.

• Creación de un contacto Outlook sin sociedad indicada.

Al sincronizar el contacto Outlook sin código sociedad, el código terceros de la ficha Destinatarios estará vacío (campo BPRNUM). El usuario podrá en ese caso escoger un cógido terceros ya existente en BPARTNER (tabla de terceros), por ejemplo DIS001. En la siguiente sincronización, el contacto Outlook original se actualizará con un código de Sociedad #DIS001#.

• Creación manual de un Destinatario directamente desde la función GESCOR.

El usuario puede asociar a este destinatario un código terceros de BPARTNER, por ejemplo DIS002. Al realizar la sincronización, se crea un contacto Outlook en paralelo con un código Sociedad #DIS002#.

Si el usuario no le asocia el código terceros de BPARTNER (campo BPRNUM), sino sólo el epígrafe (campo BPRLIB, no controlado), por ejemplo ZZ. Al realizar la sincronización, se crea un contacto Outlook en paralelo con un código Sociedad ZZ.

• Generación automática de un Destinatario tipo Representante.

Como recordatorio, un destinatario marcado como representante siempre se genera automáticamente en el momento de la sincronización de una cita X3 para el que uno de los interventores es un representante sin ficha de Destinatario. El usuario actual (usuario en cargo de la sincronización) debe también ser el organizador principal de la cita X3 para el que se ha seleccionado el representante como interventor "secundario".

El código Tercero BPRNUM toma a continuación el código del representante (un representante X3 registrado como tercero en la tabla BPARTNER) y las informaciones profesionales se cargan desde la ficha Representante de referencia. En el momento de la sincronización, se crea un contacto Outlook espejo, pero no se gestiona el concepto de representante.

Hay que tener en cuenta también que si se modifica un representante en Outlook, estas modificaciones no se tendrán en cuenta en el momento de la sincronización. Para tener en cuenta las modificacioones de datos vinculadas a un representante, hay que añadirlas manualmente en X3 y después lanzar una nueva sincronización. Estas se actualizarán a continuación en Outlook.

Generalidades:

En general, cualquier modificación de las informaciones profesionales de un contacto Outlook repercute en el destinatario X3 espejo, en la sincronización, siempre que los parámetros de sincronización del usuario lo permitan. Y a la inversa.

Del mismo modo, la fecha de la última modificación (en Outlook y en X3) hace referencia a la actualizació de un registro.

La supresión de un destinatario X3 implica la supresión del Contacto Outlook en la siguiente sincronización. La eliminación de un contacto Outlook implica sólo que se suprime un vínculo con el código representante (pestaña Asignación) y no la del destinatario espejo X3. El usuario podrá efectuar la supresión manualmente con posterioridad.

Los datos de tipo personal, relativos a un contacto Outlook sincronizado con Sage X3, se almacenan en la pestaña Personal de la ficha Destinatario espejo. Puede tratarse de una dirección personal o de un número de teléfono.

Hay que tener en cuenta que si un destinatario tiene asociada una ficha interlocutor, las modificaciones de este registro en GESCOR (añadir una fecha de nacimiento en la ficha destinatario, por ejemplo) implica en paralelo la modificación en GESAIN (refresco del campo "Fecha de nacimiento" de la ficha interlocutor). Del mismo modo, las modificaciones de interlocutor vinculados a un destinatario implican también la modificación de éste último. Esta actualización a dos niveles se realiza automáticamente.

Generalidades:

En general, cualquier modificación de las informaciones personales de un contacto Outlook repercute en el destinatario X3 espejo, en la sincronización, siempre que los parámetros de sincronización del usuario lo permitan. Y a la inversa.

Del mismo modo, la fecha de la última modificación (en Outlook y en X3) hace referencia a la actualizació de un registro.

Las informaciones profesionales (dirección, correo electrónico, teléfono profesional, sociedad...) de un contacto Outlook sincronizado con Sage X3 se almacenan en la ficha Destinatarios, Pestaña Profesional.

Caso particular del código Terceros

• Creación de un Contacto Outlook con un código sociedad conocido (ya registrado en la tabla BPARTNER - Tercero).

Un destinatario vinculado a un tercero implica que las informaciones comunes se comparten (descripción del tercero...)

El código sociedad ya está referenciado en la base de terceros X3. En este caso, el usuario en el origen de la creación del contacto Outlook puede registrar el código sociedad con los nombres siguientes:  #CODESOCIETE# o directamente CODESOCIETE. El resultado es la actualización del código terceros en la ficha Destinatario espejo una vez iniciada la sincronización. De este modo, cuando un tercero/sociedad están presentes en Outlook y en X3, la sociedad #CODESOCIETE# o CODESOCIETE del Destinatario Outlook se convierte en el tercero CODESOCIETE del Destinatario X3.

Ejemplo:

el tercero DIS001 de la base X3.

Creación de un contacto Outlook M. Paul DURAND, vinculado a la sociedad #DIS001# o DIS001.

Lanzamiento de la sincronización del contanto, y posterior generación automática del destinatario espejo.

En la pestaña Profesional, el código Terceros está bien actualizado en consecuencia con el valor DIS001.

• Creación de un contacto Outlook con un código sociedad no identificado en el referencial X3 (sin registro en la tabla BPARTNER -Tercero).

Se ha creado un contacto Outlook con una sociedad XYZ no identificada (XYZ no existe en el referencial de terceros X3). Una vez creado el destinatario por sincronización, el código terceros (BPRNUM) de la pestaña Profesional no se alimenta con el código XYZ puesto que éste no existe aún en la base. Al contratio, el campo BPRLIB (epígrafe) en captura libre toma el valor de un código sociedad en Outlook, por ejemplo XYZ.

El usuarior podrá crear a continuación este tercero XYZ en la base de datos y después modificar manualmente la ficha del destinatario añadiendo el código XYZ en el campo tercero. La siguiente vez que se realice una sincronización, el contacto Outlook se actualizará y el código sociedad vinculado tendrá como expresión #XYZ#.

Ejemplo:

Creación de un contacto Outlook M. Paul DURAND, vinculado a la sociedad XYZ no referenciada en la tabla de Terceros X3. La expresión del código sociedad en el contacto Outlook es XYZ.

Lanzamiento de la sincronización del contanto, y posterior generación automática del destinatario espejo.

En la pestaña Profesional, el Código Terceros está vacío, pero su epígrafe toma el valor XYZ.

• Creación de un contacto Outlook sin sociedad indicada.

Al sincronizar el contacto Outlook sin código sociedad, el código terceros de la ficha Destinatarios estará vacío (campo BPRNUM). El usuario podrá en ese caso escoger un cógido terceros ya existente en BPARTNER (tabla de terceros), por ejemplo DIS001. En la siguiente sincronización, el contacto Outlook original se actualizará con un código de Sociedad #DIS001#.

• Creación manual de un Destinatario directamente desde la función GESCOR.

El usuario puede asociar a este destinatario un código terceros de BPARTNER, por ejemplo DIS002. Al realizar la sincronización, se crea un contacto Outlook en paralelo con un código Sociedad #DIS002#.

Si el usuario no le asocia el código terceros de BPARTNER (campo BPRNUM), sino sólo el epígrafe (campo BPRLIB, no controlado), por ejemplo ZZ. Al realizar la sincronización, se crea un contacto Outlook en paralelo con un código Sociedad ZZ.

• Generación automática de un Destinatario tipo Representante.

Como recordatorio, un destinatario marcado como representante siempre se genera automáticamente en el momento de la sincronización de una cita X3 para el que uno de los interventores es un representante sin ficha de Destinatario. El usuario actual (usuario en cargo de la sincronización) debe también ser el organizador principal de la cita X3 para el que se ha seleccionado el representante como interventor "secundario".

El código Tercero BPRNUM toma a continuación el código del representante (un representante X3 registrado como tercero en la tabla BPARTNER) y las informaciones profesionales se cargan desde la ficha Representante de referencia. En el momento de la sincronización, se crea un contacto Outlook espejo, pero no se gestiona el concepto de representante.

Hay que tener en cuenta también que si se modifica un representante en Outlook, estas modificaciones no se tendrán en cuenta en el momento de la sincronización. Para tener en cuenta las modificacioones de datos vinculadas a un representante, hay que añadirlas manualmente en X3 y después lanzar una nueva sincronización. Estas se actualizarán a continuación en Outlook.

Generalidades:

En general, cualquier modificación de las informaciones profesionales de un contacto Outlook repercute en el destinatario X3 espejo, en la sincronización, siempre que los parámetros de sincronización del usuario lo permitan. Y a la inversa.

Del mismo modo, la fecha de la última modificación (en Outlook y en X3) hace referencia a la actualizació de un registro.

La supresión de un destinatario X3 implica la supresión del Contacto Outlook en la siguiente sincronización. La eliminación de un contacto Outlook implica sólo que se suprime un vínculo con el código representante (pestaña Asignación) y no la del destinatario espejo X3. El usuario podrá efectuar la supresión manualmente con posterioridad.

Esta pestaña presenta la lista del o de los representantes a cargo del destinatario.

Una vez creado el contacto Outlook, y sincronizado con Sage X3, se genera un registro espejo en la tabla de destinatarios X3 en paralelo si los parámetros de sincronización del operador lo autorizan.

Por defecto, el representante cargado en la lista de asignación corresponde al código representante X3 asociado al operador actual en el parámetro de usuario AUSCRMF.

Pueden añadirse a posteriori otros representantes de la base de datos. Esto implica compartir un mismo destinatario.

Por ejemplo, un destinatario está gestionado por el representante REP01. Al añadir el representante REP01 a la lista de asignación, el destinatario será compartido y también el contacto Outlook si los parámetros de sincronización de los dos usuarios así lo prevén. En caso afirmativo, la sincronización del destinatario implica que el contacto Outlook se generará en la lista de contactos del segundo usuario (relativo al representante REP02).

Observaciones:

Con respecto a la supresión de un contacto de Outlook de la ficha de destinatarios espejo, el vínculo con el representante se suprime en todos los casos, incluso so el interlocutor ha sido generado previamente desde el destinatario.